[ SOLUZIONI ] / [ AUTOMAZIONE DOCUMENTALE AI ]

Fatture, contratti, ordini: estratti e inseriti da soli.

L'AI legge i documenti che arrivano in PDF e immagine, estrae i dati strutturati (intestazione, voci, importi, scadenze) e li inserisce direttamente nel gestionale. Audit trail di ogni decisione, validazione umana solo dove serve.

Parliamone
[ IL PROBLEMA ]

Cosa succede oggi.

Il data entry manuale dei documenti in ingresso (fatture passive, ordini di acquisto, contratti, bolle, scontrini) assorbe ore di tempo amministrativo ogni settimana. Errori di trascrizione, ritardi nella contabilità, fatture pagate in ritardo per via di colli di bottiglia interni.

L'OCR tradizionale funziona male su layout variabili. L'AI moderna invece estrae correttamente dati strutturati da documenti con layout eterogeneo, gestisce documenti multilingua, e impara progressivamente dai casi che hanno richiesto correzione umana.

Il data entry è una forma di tassa sul tempo. Lo possiamo ridurre drasticamente senza licenziare nessuno.

[ COME FUNZIONA ]

La soluzione, smontata in parti.

  • Estrazione AI multi-formato

    PDF, immagini, scan, anche documenti con qualità non eccellente. L'AI estrae le voci rilevanti (numero documento, data, partita IVA, voci di dettaglio, totali) e le mappa sui campi del vostro gestionale.

  • Validazione automatica + umana

    I documenti con confidenza alta vengono inseriti automaticamente. Quelli a confidenza media vanno in coda di validazione umana con pre-compilazione. Soglia configurabile in base al rischio del caso.

  • Inserimento diretto nel gestionale

    API verso il gestionale (TeamSystem, Zucchetti, Passepartout, custom). Niente esportazioni Excel intermedie, niente upload manuale. Il documento entra dal canale (email, PEC, upload) ed esce direttamente registrato in contabilità.

[ PER CHI È ]

I profili tipici di chi ne beneficia.

  • PMI con oltre 200 fatture passive al mese

    Il volume documenti giustifica l'automazione. Tipicamente il risparmio di tempo umano ripaga l'investimento in 8-12 mesi.

  • Studi commercialisti con clienti multipli

    Gestione massiva di documenti contabili per decine o centinaia di clienti. L'AI riduce il carico di data entry sui collaboratori junior e libera tempo per attività ad alto valore.

[ COSA CI SERVE ]

Trasparenza sui compiti del cliente.

Prima di partire abbiamo bisogno di alcuni accessi e decisioni. Tutto ragionevole, nessuna richiesta sorpresa.

  • Documenti per il training

    • 100-300 documenti di esempio per categoria (fatture, ordini, contratti) anonimizzati
    • Mapping dei campi: come questi dati vanno scritti nel vostro gestionale

  • Accessi tecnici

    • Accesso API al gestionale per scrittura
    • Canale di ingresso documenti (email dedicata, PEC, cartella condivisa)
[ TEMPI E COSTI ]

Numeri orientativi, non preventivi.

TEMPI
Tipicamente 8-14 settimane dalla discovery al go-live. Casi singoli (es. solo fatture passive) possibili in 6 settimane.
COSTI
Range €20.000-60.000 per la versione iniziale. Costi LLM/OCR €0,02-0,15 per documento processato.
MODELLO
Milestone fisse. Soft launch su una percentuale di documenti, scaling progressivo.

Numeri orientativi. Per un preventivo accurato, parliamoci.

[ DOMANDE FREQUENTI ]

Le risposte alle domande più frequenti.

Funziona con fatture italiane in formato XML SDI?

Le fatture elettroniche italiane XML SDI sono già strutturate, quindi non richiedono AI: si parsano direttamente. L'automazione AI serve per fatture passive ricevute in PDF/cartaceo (frequenti da fornitori esteri, ricevute, scontrini, ordini di acquisto, contratti).

Quanto è accurata l'estrazione AI?

Su documenti tipici (fatture italiane, ordini, contratti standard) il tasso di accuratezza supera il 95% sui campi principali (totale, partita IVA, data, scadenza). Su voci di dettaglio l'accuratezza è del 85-95% a seconda della qualità del documento. Casi a bassa confidenza vengono mandati in validazione umana, mai inseriti senza controllo.

Cosa succede se l'AI sbaglia a registrare una fattura?

Ogni documento processato ha un audit log con: documento originale, dati estratti, livello di confidenza, eventuale correzione umana. Errori vengono individuati in fase di riconciliazione (incrocio con il gestionale e l'estratto conto). Il workflow è progettato per essere reversibile e tracciabile, non un buco nero.

[ PARLIAMONE ]

Riconoscete il vostro caso?

Scrivete due righe sul vostro contesto. Rispondiamo entro 24-48 ore con una valutazione iniziale e un primo orientamento di tempi e costi.

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