L'inbox aziendale, finalmente sotto controllo.
Le inbox condivise (info@, ordini@, hr@, support@) sono il buco nero delle aziende italiane. Un agente AI classifica le email in entrata, smista al referente giusto, risponde direttamente alle richieste di primo livello e mantiene il log strutturato.
Cosa succede oggi.
L'inbox condivisa è un buco nero: centinaia di email al giorno, mix di richieste cliente, fornitori, spam, comunicazioni interne. Le risposte vengono prese in carico in ritardo, alcune si perdono, le richieste prioritarie si annacquano in quelle ordinarie.
Smistare manualmente non funziona oltre una certa scala. Costruire regole con filtri statici (subject contiene X, mittente è Y) cade al primo caso fuori pattern. L'AI moderna invece classifica per intento e contenuto, non per parole chiave fragili.
L'inbox non è un buco nero. È un workflow strutturato che nessuno ha ancora avuto tempo di disegnare.
La soluzione, smontata in parti.
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Classificazione per intento
L'agente legge ogni email in arrivo, ne identifica l'intento (richiesta info, ordine, reclamo, fornitore, spam, ecc.), la priorità implicita e il referente naturale.
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Smistamento + risposta automatica
Le email vengono smistate al referente giusto (persona, team o categoria). Quelle di primo livello (FAQ, conferme, follow-up routinari) vengono risposte direttamente dall'agente con il vostro tone of voice.
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Hand-off umano per casi sensibili
Reclami, casi a basso confidence, escalation richieste vengono inoltrati a una persona con il contesto pre-classificato. L'umano riceve un'email pre-digerita, non un mare di testo.
I profili tipici di chi ne beneficia.
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PMI con inbox condivise sovraccariche
info@, ordini@, support@, hr@: più di 100 email al giorno, gestione condivisa, qualità di risposta variabile. L'AI standardizza la qualità e riduce il time-to-response.
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Studi professionali multi-cliente
Studi commercialisti, legali, consulenti: le email arrivano da clienti diversi, su pratiche diverse, con scadenze diverse. L'AI smista per cliente/pratica e prioritizza per scadenza.
Trasparenza sui compiti del cliente.
Prima di partire abbiamo bisogno di alcuni accessi e decisioni. Tutto ragionevole, nessuna richiesta sorpresa.
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Accessi e dati
- Accesso IMAP/API alle inbox condivise (Microsoft 365, Google Workspace, IMAP)
- 500-2000 email storiche con classificazione di esempio (per il training iniziale)
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Decisioni operative
- Tassonomia delle categorie/intenti di smistamento
- Regole di risposta automatica vs hand-off umano
- Tone of voice per le risposte di primo livello
Numeri orientativi, non preventivi.
- TEMPI
- Tipicamente 4-8 settimane dalla discovery al go-live. Casi semplici (solo smistamento, no risposte automatiche) in 3-5 settimane.
- COSTI
- Range €12.000-35.000 per la versione iniziale. Costi LLM operativi €100-600 al mese a seconda del volume.
- MODELLO
- Milestone fisse. Soft launch su una percentuale di email, scaling progressivo.
Numeri orientativi. Per un preventivo accurato, parliamoci.
Le risposte alle domande più frequenti.
L'agente legge tutte le email? E la privacy?
Sì, l'agente legge le email in arrivo nelle inbox configurate. Le email sono processate con encryption in transit e at rest, i dati non vengono usati per training (provider enterprise: OpenAI, Anthropic, Mistral con opzioni no-training), e il log è strutturato e auditable. Il vostro DPO può visionare l'intero data flow.
Cosa succede se l'agente classifica male o risponde male?
Il sistema impara dalle correzioni. Ogni email può essere ri-classificata o ri-risposta da un umano, e l'agente registra la correzione per migliorare. Il monitoring identifica pattern di errore. Le risposte automatiche partono in soft launch su una percentuale di email, scalando solo dopo validazione.
Supporta inbox PEC?
Sì, supporta PEC italiane (Aruba PEC, Legalmail, PEC.it, ecc.) tramite IMAP. Importante: la PEC ha implicazioni legali (valore di raccomandata), per cui le risposte automatiche su PEC vengono attivate solo dopo verifica caso per caso, e mai per categorie sensibili (notifiche legali, scadenze fiscali).
Riconoscete il vostro caso?
Scrivete due righe sul vostro contesto. Rispondiamo entro 24-48 ore con una valutazione iniziale e un primo orientamento di tempi e costi.
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